Планирование. На что уходит наше время

Вы должны быть уверены, что знаете, на что уходит Ваше время.
Не надейтесь на память, это ненадежный компас.

Питер Друкер

Если бы меня спросили, какое единственное дело должен сделать человек, чтобы в действительности быстро стать эффективным работником, увеличить производительность своего труда и получать удовольствие от своей работы, то я бы ответил: Вы должны быть уверены, что знаете, на что уходит Ваше время. Не надейтесь на память, это ненадежный компас.

Питер Друкер

Планирование. На что уходит наше времяВы не можете управлять временем в прошлом. Но Вы можете совершенно объективно и трезво проверить, как Вы управляли им.

Цель этой статьи – помочь Вам проконтролировать то, как Вы проводите свое время. Для этого Вам необходимо всегда держать при себе журнал времени, в котором Вы будете вести учетные записи.

Из собственного опыта: Вы испытаете сильное потрясение, когда поймете, как распоряжаетесь своим временем. Но необходимо, чтобы это потрясение побудило Вас к действию.

Вы может будете изумлены, сколько времени уходит у Вас в «никуда». Может быть это понимание поможет Вам более эффективно управлять временем в будущем. Вы можете сказать, что Вы знаете, как Вы тратите свое время. Помните, что сказал Питер Друкер «Не надейтесь на память, это ненадежный компас.»

Персональное ощущение времени.

«Я бы не желал ничего на свете более того, что ты должен знать, как должен знать и любой самый незначительный человек на свете, чем истину значимости и использования времени. Эта истина у всех на устах, но лишь немногие люди овладели ею на практике. Каждый дурак, который разбрасывает свое время попусту, произносит однако, банальные, избитые изречения, имя которым «легион», чтобы доказать еще раз важность и быстротечность времени.» Лорд Честерфильд

Какие часто мы слышим отговорки по поводу не сделанных дел?

• Не хватило времени

• Нет времени даже поесть, отослать и т.д.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».

Предлагаю начать хронометраж времени. Для этого начните вести журнал времени (обычный простой ежедневник или простой лист бумаги)

Обозначения для журнала времени

Код Вид деятельности Определение (если необходимо) Заметки
Ф Внешний вид
Т Разговоры по телефону
И Встреча с потенциальным партнером
О Обучение
Е Прием пищи, перерыв на обед
Д Дорога
Ч Чтение
Пр Презентации, школы
Дк Домашний кружок
Чт. И Чтение газет и другой информации
План Планирование
Li Ответы на письма
Др Другое

Вы можете записывать те виды деятельности и использовать те коды, которые будут удобны для Вас.

Разделите каждый день следующих трех недель на пятнадцатиминутные интервалы и записывайте, как Вы провели этот час.

Часы \ Минуты 0-15 15-30 30-45 45-60
6.00-7.00
7.00-8.00
8.00-9.00
9.00-10.00
10.00-11.00
11.00-12.00
12.00-13.00
13.00-14.00
14.00-15.00
15.00-16.00
16.00-17.00
17.00-18.00
18.00-19.00
19.00-20.00
20.00-21.00
21.00-22.00
22.00-23.00
23.00-24.00
24.00-6.00

На ведение журнала ежедневно уходит около 10 минут. Ведение журнала приводит к началу, а затем и к поддержанию процесса самодисциплины. Через несколько дней Вы сможете понять, какие действия можно делегировать, какие действия можно сократить или убрать без всякого ущерба для Вас.

В конце каждой недели проводите анализ Вашего времени. 24 часа примите за 100%, и в зависимости от затраченого времени вычисляйте % времени на тот или иной вид деятельности.

Резюме данных журнала учета времени.

Вид деятельности Затраченное время % времени
Внешний вид
Разговоры по телефону
Интервью с потенциальным партнером
Обучение
Прием пищи, перерыв на обед
Дорога
Чтение
Презентации, школы
Домашний кружок
Чтение газет и другой информации
Планирование
Ответы на письма
Другое

После трехнедельного хронометража ответьте на следующие вопросы:

• Отражает ли распределение времени Ваши приоритеты?

• Уделяете ли Вы большую часть времени ключевым функциям и самым важным обязанностям?

• Какие виды деятельности поглощают значительную часть Вашего времени и не дают никаких результатов?

• Что случится, если Вы перестанете ими заниматься совсем?

• Сколько времени ежедневно Вы можете использовать по своему усмотрению?

• Можете ли это время консолидировать в один большой промежуток времени вместо множества маленьких кусков?

• Можно ли какую-нибудь работу сделать быстрее или проще, без ущерба для других видов деятельности?

• Может ли время, проведенное Вами на работе, использоваться с большей эффективностью за счет привлечения Ваших партнеров?

Ответы на эти вопросы отчасти покажут, какие задачи Вы должны считать приоритетными для того, чтобы прийти к тем целям, которые Вы себе ставите.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

1. Не будьте самоуверенным, не считайте, что Вы знаете, как Вы тратите свое время. В течение 3 недель подробно наблюдайте и записывайте, как Вы тратите свое время.

2. Проанализируйте и рассмотрите способы, которыми Вы организовали, спланировали, приготовили, использовали и потратили свое время за пять дней и предложите конкретные действия, с помощью которых Вы собираетесь увеличить эффективность Вашей работы в этом направлении. Например, сравните, как Вы действительно потратили час и как Вы планировали этот час потратить в свете текущих целей и стремлений в вашей работе.

3. Пока мы не сможем управлять временем – мы не сможем управлять ничем.

Бегите галопом, месье, и не забывайте, что мир был сотворен за 6 дней. Вы можете просить у меня все, что пожелаете, кроме времени.

Наполеон

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *